Zapytanie ofertowe

Projekt pt. „HEJ DO PRZODU” jest współfinansowany w kwocie 2 798 164,55 zł ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020

ZAPYTANIE OFERTOWE

Dotyczy wyboru podmiotu, który zapewni produkty do serwisu kawowego dla uczestników projektu „HEJ DO PRZODU” – Programy na rzecz integracji osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym oraz ich otoczenia ukierunkowane na aktywizację społeczno-zawodową wykorzystującą instrumenty aktywizacji społecznej, zawodowej, edukacyjnej, zdrowotnej, zapewniające wsparcie kompleksowe oraz zindywidualizowane w oparciu o ścieżkę reintegracji stworzoną indywidualnie dla każdej osoby, rodziny, środowiska z uwzględnieniem diagnozy sytuacji problemowej, zasobów, potencjału, predyspozycji, potrzeb. Realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020. Działanie 7.1 Rozwój działań aktywnej integracji

 

1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Hajnówce

Biuro Projektu:

Ul. 11 Listopada 24

17-200 Hajnówka

REGON: 050444382

NIP: 5431253205

e-mail: mops-hajnowka@home.pl

strona internetowa: https://mops-hajnowka.pl

2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia:

a. nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, z późn. zm.). W niniejszym postępowaniu przepisy tej ustawy stosuje się odpowiednio, o ile rozeznanie rynku zawiera odesłanie do tych uregulowań, jak również
w celu ustalenia definicji pojęć występujących w rozeznanie rynku.

b. uwzględnia Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dn. 22.08.2019 r. wydane przez Ministra Rozwoju i Finansów

3. OPIS PRZEDMIOTU ORAZ ZAKRES I TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

3. 1. Przedmiotem zamówienia jest przedstawienie oferty cenowej na zakup produktów do organizacji serwisu kawowego dla 180 uczestników projektu, zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień (CPV) (Dz. Urz. WE L 340 z 16.12.2002, str. 1, z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 5, str. 3), zamówienie obejmuje kody:

CPV: 15860000-4 – kawa, herbata i podobne produkty

CPV: 15981000-8 – wody mineralne

CPV: 15980000-1 – napoje bezalkoholowe

CPV: 15830000-5 – cukier i produkty pokrewne

CPV: 15812100-4 – wyroby ciastkarskie

CPV: 15300000-1 – owoce, warzywa i podobne produkty

CPV: 15550000-8 – klasyfikowane produkty mleczarskie

3.2  Wymagania jakie powinna spełniać usługa:

1. Usługa składa się z zakupu produktów do serwisu kawowego .

2. Ilość poszczególnych produktów powinna zostać oszacowana dla grupy liczącej 180 osób, które zrealizują 1 848 godzin treningów oraz warsztatów.

3. Serwis kawowy obejmuje między innymi następujące składowe na każde zajęcia:

   • woda gazowana i niegazowana w ilości min.0,5 litra na uczestnika,

   • sok (2 rodzaje)

   • kawa rozpuszczalna i mielona,

   • herbata czarna i owocowa (2 smaki),

   • poczęstunek w postaci ciastek (min. 3 rodzaje)

   • cukier

   • wyroby czekoladowe (np. czekolady, batony, cukierki)

   • owoce

   • mleko/ śmietanka do kawy

   • przekąski słone (np. krakersy, wafle ryżowe, paluszki)

   • i inne produkty serwisu kawowego zgodne z wyżej wymienionymi kodami CPV

3.3.Cena powinna być przedstawiona jedną kwotą, uwzględniającą stawkę
za 1 osobę x 7-8 spotkań w miesiącu, w okresie 33 miesięcy. Całkowita liczba spotkań warsztatowych – 240, które zostaną zrealizowane do 30.09.2022 r.

3.4. Okres realizacji zamówienia: od momentu podpisania umowy
do 30.09.2022 r. w terminach wskazanych przez Zamawiającego.

 

3.5. W ramach projektu planowane jest przeprowadzenie zajęć
realizowanych w następujący sposób:

Moduł wsparcia rodziny : 2 grupy 10 osobowe

– Trening integracji emocjonalnej: 9 spotkań x 2 grupy

– Trening komunikacji partnerskiej: 9 spotkań x 2 grupy

– Trening kompetencji rodzicielskich : 9 spotkań x 2 grupy

– Trening kompetencji Życiowych: 15 spotkań x 2 grupy

Moduł wsparcia osób nieaktywnych zawodowo : 3 grupy 10 osobowe

– Trening kompetencji i umiejętności społecznych: 15 spotkań x 3 grupy

– Trening kompetencji życiowych :12 spotkań x 3 grupy

– Warsztaty wizażu:3 spotkania x 3 grupy

– Trening pracy: 9 spotkań x 3 grupy

Moduł wsparcia osób bezrobotnych : 1 grupa 10 osobowa

– Trening kompetencji i umiejętności społecznych: 15 spotkań x 1 grupa

– Trening kompetencji Życiowych: 15 spotkań x 1 grupa

– Warsztaty dotyczące wolontariatu i ekonomi społecznej: 9 spotkań x 1 grupa

Zamawiający zastrzega, że w związku ze specyfiką projektu, niemożliwym jest określenie dokładnych terminów szkoleń, planowanych do zrealizowania. Wykonawcy zostanie przedłożony harmonogram na 2 tygodnie przed rozpoczęciem zajęć, w każdym miesiącu trwania projektu.

3.6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych.

4. WYMAGANIA  ZWIĄZANE Z WYKONANIEM

3. 1. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

   2. Zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane
      z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

5. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

4. 1. Ofertę należy przygotować zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do „Zapytania ofertowego”.

   2. Wykonawca przedstawi ofertę zgodnie z wymogami określonymi w „Zapytaniu ofertowym”.

   3. Oferta musi być sporządzona w formie pisemnej, w języku polskim, trwałą i czytelną techniką.

6. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT

5. 1. Ofertę należy złożyć:

– osobiście w biurze projektu mieszczącym się przy ul. 11 Listopada 24, 17-200 Hajnówka

–  lub listownie pod w/w adres

5. 2. Termin złożenia oferty: ofertę należy złożyć do dnia – 18.12.2019 r.

Oferty, które wpłyną po tym terminie nie będą rozpatrywane.

Oferenci, przy składaniu ofert, musza wziąć pod uwagę godziny otwarcia Biura projektu, tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 08:00 – 15:00

1. 3. Oferty powinny znajdować się w zamkniętym i nieprzezroczystym opakowaniu zaadresowanym do Zamawiającego z dopiskiem „Oferta – serwis kawowy”. Poza oznaczeniami podanymi wyżej koperta zewnętrzna powinna posiadać nazwę i adres Wykonawcy.

7. KRYTERIA OCENY OFERT:

Oferty będą podlegały ocenie zgodnie z następującymi kryteriami:

1. K₁ – Cena 100% (maksymalnie możliwych do uzyskania 100 pkt.), zgodnie z pkt. 1. tabeli Załącznika nr 1 do Zapytania ofertowego

Łącznie możliwych do uzyskania 100 pkt. (100%)

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów (K).

Ad. 1

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:

K₁ = (C_min:C)x100

K₁ – liczba punktów uzyskana za kryterium ceny

C_min – cena najniższa spośród ważnych ofert

C– cena podana w badanej ofercie

Liczba uzyskanych punktów będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.

8. DODATKOWE INFORMACJE:

8.1 W toku dokonywania oceny złożonych ofert Zamawiający może wymagać udzielenia przez Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.

8.2 Osobami uprawnionymi do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania jest Jacek Jańczuk .

8.3 Osoby wykonujące w imieniu zamawiającego czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy, w tym biorące udział w procesie oceny ofert, nie będą powiązane osobowo lub kapitałowo z wykonawcami, którzy złożyli oferty. Będą to osoby bezstronne
i obiektywne.

8.4 Informacja o dokonanym wyborze zostanie upubliczniona w taki sam sposób w jaki zostało upublicznione zapytaniem ofertowe. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od podpisania umowy, Zlecający może wybrać kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert bez konieczności ponownego stosowania procedury wyboru.

8.5 Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od podpisania umowy, Zlecający może wybrać kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert bez konieczności ponownego stosowania procedury wyboru.

8.6 W przypadku, gdy Oferent którego oferta została oceniona najwyżej złoży ofertę częściową, Zlecający może wybrać kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert bez konieczności ponownego stosowania procedury wyboru.

8.7 Zlecający zastrzega sobie możliwość negocjowania ceny z Wykonawcą, który złoży ważną najkorzystniejszą ofertę w przypadku, gdy cena tej oferty przekracza budżet projektu, którym dysponuje Zlecający. W przypadku, gdy negocjacje w zakresie wskazanym w zdaniu poprzednim nie przyniosą efektu, Zlecający zastrzega prawo podjęcia negocjacji z kolejnymi Wykonawcami, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty.

8.8 W przypadku uzyskania przez dwóch lub więcej Wykonawców takiej samej liczby punktów decyduje kolejność zgłoszeń.

8.9 Zlecający podpisze z Wykonawcą umowę na realizację usługi po upublicznieniu wyników postępowania. Umowa zawierała będzie wszystkie warunki określone w postępowaniu.

8.10 Wszelkie zmiany umowy będą możliwe w drodze negocjacji, ale bez zmiany żadnego z warunków udziału w postępowaniu (tj. kryteriów).

8.11 Wszelkie zmiany umowy będą możliwe w drodze negocjacji, ale bez zmiany żadnego z warunków udziału w postępowaniu (tj. kryteriów).

8.12 Oferenci nie są uprawnieni do występowania z jakimikolwiek roszczeniami pieniężnymi i niepieniężnymi wobec Zamawiającego w związku z niniejszym Zapytaniem ofertowym, w tym z tytułu poniesionych przez nich kosztów przygotowania oferty lub ewentualnych szkód, w szczególności w przypadku odstąpienia przez nich od postępowania lub wyboru innego Zleceniobiorcy przez Zamawiającego.

8.13 Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

a) zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert,

b) odwołania postępowania lub jego unieważnienia w całości lub części bez podania przyczyny,

c) zmiany warunków postępowania bądź zmiany jego przedmiotu, w tym jego ograniczenia.

8.14 Rozliczenia dokonywane będą za usługi faktycznie zrealizowane (na podstawie faktycznej liczby wykonanych i dostarczonych materiałów).

Załącznik 1 – formularz oferty