ZAPYTANIE OFERTOWE

ZAPYTANIE OFERTOWE

Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Hajnówce poszukuje przedsiębiorców, prowadzących sklepy spożywcze na terenie miasta Hajnówka, do współpracy w zakresie realizacji bonów towarowych dla klientów OPS.

INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM

Gmina Miejska Hajnówka, ul. A. Zina 1, 17-200 Hajnówka, NIP: 6030006341, Nabywca: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Hajnówce, ul. 11-go Listopada 24.

TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

  1. Niniejsze postępowanie na mocy art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, z późn. zm.) nie stanowi postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W niniejszym postępowaniu przepisy w/w ustawy stosuje się odpowiednio, o ile rozeznanie rynku zawiera odesłanie do tych uregulowań, jak również w celu ustalenia definicji pojęć występujących w rozeznanie rynku.

  2. Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z § 5 Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Hajnówce.

opis przedmiotu zamówienia oraz zakres i termin realizacji zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja w placówkach handlowych na terenie miasta Hajnówka , talonów które wydawane będą Klientom Ośrodka Pomocy Społecznej w Hajnówce w ramach pomocy w naturze, przez co rozumie się bezgotówkowe wydawanie artykułów spożywczych i towarowych osobom posiadającym talony wystawione przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Hajnówce.

2. Ilość wydawanych do realizacji talonów jest uzależniona od ilości wniosków złożonych przez klientów OPS, uprawnionych do otrzymania tej formy pomocy, dlatego niemożliwe jest dokładne określenie liczby talonów do zrealizowania.

3. Przewidywany czas realizacji zamówienia: od 13 stycznia 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.

4. Szacowana wartość zamówienia wynosi 40 000,00 zł (czterdzieści tysięcy złotych zero groszy).

warunki wykonania usługi

1. Usługa powinna być zorganizowana w taki sposób aby zapewnić wymianę talonów wydanych przez MOPS w Hajnówce na artykuły spożywcze, które wybierze klient OPS. Artykuły będą wydawane na podstawie talonów wydanych przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Hajnówce, który będzie charakteryzował się:

· Talon jest imienny – Posiada imię i nazwisko klienta pomocy społecznej

  • Talon jest weryfikowalny – Posiada nr dowodu osobistego, dzięki czemu przy realizacji talony możliwa jest weryfikacja osoby, która realizuje świadczenie z OPS.

· Posiada numer kolejny – talon opatrzony jest numerem porządkowym

· Jest opatrzony pieczątką firmową Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hajnówce oraz pieczęciami i podpisami Dyrektora, Zastępcy Dyrektora oraz Głównego księgowego bądź innego pracownika księgowości.

· Talon nie posiada określonych wartości nominalnych – wartość poszczególnego talonu określana jest przez pracownika socjalnego w porozumieniu z klientem OPS. Wartość talonu określa kwotę, jaką klient może zrealizować w ramach jednego talonu. Kwota wpisana jest liczbowo oraz słownie.

· Posiada określony termin realizacji – termin określa ważność talonu i ustalany jest indywidualnie dla każdego klienta OPS, uwzględniając specyfikę sytuacji.

  • Posiada oznaczenie wykonawcy usługi – dopisek na talonie „do realizacji w sklepach ………..(oznaczenie wykonawcy)” 

2. Wykonawca jest zobowiązany wydać posiadaczowi talonów artykuły spożywcze i towarowe z wyłączeniem napojów alkoholowych, wyrobów tytoniowych.

3. Wykonawca nie może wymieniać talonów na równowartość w gotówce.

4. Talony należy zrealizować w całości, reszta nie będzie wydawana.

5. Rozliczenie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą odbywać się będzie na podstawie faktury bądź rachunku, przedstawionej przez Wykonawcę z rzeczywistej ilości zrealizowanych talonów, raz w miesiącu.

6. Płatność będzie dokonywana przelewem na konto Wykonawcy w terminie 14 dni od daty przedłożenia dokumentu księgowego Zamawiającemu.

7. Wykonawca nie może przekazać powyższego zadania do realizacji innemu podmiotowi.

8. Realizacja talonów winna odbywać się w placówce na terenie miasta Hajnówka.

9. W razie wątpliwości co do autentyczności talonu Wykonawca ma obowiązek zażądać od klienta okazania decyzji administracyjnej przyznającej zasiłek w formie talonu, gdyż zrealizowane przez Wykonawcę przerobione lub podrobione talony nie będą przez Zamawiającego uznawane za podstawę do regulowania zobowiązań finansowych.

10. Zamawiający zastrzega sobie również prawo do odstąpienia od płatności za talony zrealizowane niezgodnie z umową, a w szczególności:

· w przypadku stwierdzenia wymiany talonów na gotówkę przez pracowników Wykonawcy

· w przypadku wydania na podstawie talonów napojów alkoholowych, wyrobów tytoniowych.

11.W przypadku rażącego naruszenia warunków umowy przez Wykonawcę, w szczególności określonych w punkcie 10, Zamawiający zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

12. Z Wykonawcą zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego rozeznania rynku, w/w umowa będzie określała zasady współpracy między Zamawiającym a Wykonawcą. Treści umowy, które warunkują przepisy prawa nie podlegają negocjacjom, zaś szczegóły administracyjno-organizacyjne realizacji zadania możliwe są do uzgodnienia przez obie strony umowy.

WYMAGANIA ZWIĄZANE Z WYKONANIEM

  1. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

 

OPIS SPOSOBU SPORZĄDZENIA I ZŁOŻENIA OFERTY

  1. Sporządzenie oferty polega na wypełnieniu Formularza ofertowego nr 1 (załącznik nr 1) oraz formularza ofertowego nr.2 (załącznik nr 2), których konstrukcja przedstawia przykładowy koszyk zakupów tzw. szybkozbywalnych polskich gospodarstw domowych oraz liczbę placówek handlowych na terenie miasta Hajnówka.

  2. Przy kalkulacji cen oferent używa ceny brutto obowiązującej w jego placówkach handlowych na dzień sporządzania oferty.

  3. Wynik kalkulacji nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Oferta przedstawiona w ramach rozeznania rynku zgodnie z artykułem 71 KC stanowi zaproszenie do zawarcia umowy.

  4. Oferta musi być sporządzona w formie pisemnej, w języku polskim, trwałą i czytelną techniką.

  5. Ofertę należy złożyć:

  • Osobiście w siedzibie Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hajnówce mieszczącej się na ul. 11 Listopada 24, 17-200 Hajnówka w terminie do 09.01.2020 r. do godziny 16:00

  • Listownie na w/w adres – decyduje data wpływu do Ośrodka

  • Mailowo na adres: mops-hajnowka@home.pl –decyduje termin wpłynięcia wiadomości jak w przypadku złożenia oferty osobiście. Oferta przesłana drogą elektroniczną powinna być w formie skanów opatrzonych właściwymi podpisami.

  1. Osobą upoważnioną do składania wyjaśnień dotyczących oferty jest: Eugeniusz Jańczuk, Tel. 85-682-20-11 w godz. 8:00 – 16:00

KRYTERIA OCENY OFERT

    1. Do wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający przyjął następujące kryteria, przypisując im odpowiednią wagę procentową:

Lp.

Nazwa kryterium

waga

1.

Cena brutto

60%

2.

Liczba detalicznych placówek handlowych

40%

Kryteria wyboru uwzględniają czynnik ekonomiczny – cena oraz czynnik jakościowy wyrażony liczbą placówek handlowych mający wpływ na komfort realizacji talonu przez klienta OPS.

    1. Sposób obliczania wartości punktowej kryteriów:
        • Kryterium nr 1 „Cena”- KC oceniane będzie jak niżej

Cena oferty najniższej brutto

KC= ———————————— x 60%

Cena badanej oferty brutto

        • Kryterium nr 2 „DETALICZNE PLACÓWKI HANDLOWE”- KDPH oceniane będzie jak niżej

Liczba placówek handlowych w ocenianej ofercie

KDPH= ——————————————————————————— x 40%

minimalna liczba placówek handlowych w złożonych ofertach

        • Ostateczną wynik oferty stanowić będzie suma ocen za poszczególne kryteria

O = KC + KDPH.

Zamawiający nawiąże współprace na podstawie umowy z Wykonawcą, którego oferta spełnia wymagania oraz została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru (uzyskała największą liczbę punktów).

DODATKOWE INFORMACJE

  1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

a) zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert,

b) odwołania postępowania lub jego unieważnienia w całości lub części bez podania przyczyny,

c) zmiany warunków postępowania bądź zmiany jego przedmiotu, w tym jego ograniczenia.

  1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych
  2. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o tej samej liczbie punktów, zadecyduje kolejność złożenia oferty.
  3. Szczegółowe warunku współpracy z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostaną określone w umowie o współpracy (załącznik nr 3).
  4. W związku z koniecznością zapewnienia ochrony danych osobowych z Wykonawcą zostanie podpisana Umowa powierzenia danych osobowych, której wzór stanowi załącznik nr 4

Załączniki:

Zał. 1 Formularz ofertowy nr 1

Zał. 2 Formularz ofertowy nr 2

Zał. 3 Wzór umowy o współpracy

Zał. 4 Umowa o powierzeniu danych osobowych

Zał. 5 Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu